„Нашият подход е да мислим за компаниите не като за бизнеси, а като за съвкупност от хора. Ние искаме качествено да променим начина на работа на хората. Не искаме просто да им помогнем да пишат думи, да обработват текстове и да добавят цифри по-бързо. Искаме да променим начина, по който те могат да общуват помежду си. Ще виждаме по-малко разпиляна хартия наоколо и по-високо качество на комуникацията.“
Цитатът е на Стив Джобс отпреди десетилетия. Горчива ирония ще открием, ако съпоставим „преди“ и „сега“ и си дадем отново сметка доколко зависими сме станали от технологиите и онлайн измеренията на нашия свят. Посланието обаче, което ще изведем за целите на днешната статия, е: качествената комуникация на хората в една организация е базата, повратната и отправната точка в правилна посока. Ако перифразираме думите на Стив Джобс, целта е по-малко разпиляно време и ресурси чрез разбиране на настоящето и визионерство.
Дистанционните и гъвкави модели на работа, наложени през 2020 г., доведоха до увеличаване на видеоконферентните срещи, към които всички вече привикнахме. Открихме, че и този тип комуникация може да бъде ефективен, след което започнахме да избираме към кои Zoom/Teams/Webex/Google Meet/пр. срещи да се присъединим. Тази селективност означава, че всяко онлайн преживяване през 2021 г. ще се нуждае от по-голяма стойност, независимо дали става въпрос за уебинари, конференции или виртуални събития. Те трябва да имат истинска бизнес стойност и да генерират въздействие и ангажираност. Същото важи и за вътрешната комуникация в компаниите.
Комуникацията като умение и бизнес тренд заема челно място, когато говорим за успех през 2021 г. Нещо повече, може да се каже, че тя е свързващото звено между топ уменията на настоящето и бъдещето. Ето защо комуникацията е в основата на всяка стратегия за възстановяване и развитие на бизнеса. Без качествена, ефективна и целенасочена комуникация пътят свършва в задънена улица. Все още голям брой хора продължават да работят изцяло от вкъщи. В някакъв момент, когато има връщане в офисите, на много места това ще е по-скоро под формата на хибриден модел. Ето защо фокусът е върху значението на комуникациите и овладяването на изкуството на управлението от разстояние.
Връзки от разстояние, доверие и култура на комуникация
Мениджърите и лидерите осъзнават необходимостта от промяна в широк мащаб, чийто успех ще зависи от тяхната способност да комуникират на всички налични платформи. И това отива далеч отвъд съобщенията до служителите или ясните инструкции за работата, която трябва да се свърши. Става въпрос преди всичко за взаимоотношения, мотивация, доверие и принадлежност.
Пример 1. Мениджър организира Zoom среща с персонала в 16:45 ч. в петък. Какво послание мислите, че ще отправи по този начин? Какво биха си казали служителите: „Шефът ми е изключително мотивиращ“ или „Шефът ми не вярва, че работя цял ден“? Не е трудно да се досетим, че отговорът ще клони към втората опция, но истината е, че нещата не са само черни или само бели. Всъщност редовното общуване с хората, работещи дистанционно, дори ако го наречем „проверки“, е важно и може да бъде мотивиращо – разликата е в подхода. При някои хора са подходящи периодичните индивидуални видеосрещи, други се нуждаят от лично телефонно обаждане, за да се уверят, че са ценени.
Пример 2. Задали сте за всяка сряда среща на екипа, като тези срещи са по-скоро информативни. Променете подхода и тук. Предизвикайте хората да споделят и обменят информация, да разрешат заедно с вас проблем или да вземат решение заедно с вас. Замислете се, ако просто представяте информация, дали не можете да го направите по различен начин, да отмените тази среща и да възстановите времето на хората. Много служители в края на работния ден или седмица се чувстват изтощени и неудовлетворени, защото осъзнават, че на практика времето им е преминало в безкрайна поредица от срещи вместо в продуктивна работа.
Ако не сте креативни в комуникацията си като лидер, хората ще спрат да слушат. Всичко започва от вашето ключово съобщение. Нека то да бъде в самото начало, преди 20-те ви слайда. Идеята е да спестявате време, да фокусирате вниманието на хората върху важното. Ако служителите се отнасят към срещите като към неприятно и досадно задължение, сте на грешен път.
Бъдете прецизни по отношение на приоритизирането, защото когато всичко е приоритет, тогава нищо не е приоритет. Когато промените продължителността на срещите от 60 на 45 минути или от 45 на 30 минути, започвате да възстановявате времето на хората. Насърчавайте ги да се замислят на кои срещи всъщност трябва да присъстват. В ядрото на правилната култура на комуникация е да окуражаваме хората да вдигнат ръка и без притеснение да могат да кажат: „Хей, трябва ли да присъствам на тази среща?“.
Важността на това, да бъдеш чут
Колкото и опростено да звучи, изкуството на активното слушане наистина може да подскаже на работодателите какво искат служителите, от какво се нуждаят. Това може да помогне за решаването на проблеми, преди те да излязат извън контрол, можете да опознаете по-добре служителите си и след това да приспособите всякакви инициативи за благосъстояние, за да ги направите по-подходящи. Също така се създава работна среда на сътрудничество, която може да доведе до повече споделяне на идеи и по-добри резултати.
Признаването на труда, усилията и успехите на служителите е една от най-желаните и най-лесните инициативи, които могат да се приложат в сферата на благосъстоянието освен активното слушане и придобивките. За да помогнете на служителите си да се чувстват чути и ценени, можете да правите регулярни индивидуални срещи (така от първа ръка ще получавате информация за това, което хората преживяват), да прилагате анонимни анкети (това е начин за измерване на общата ангажираност и удовлетвореност на служителите), да търсите и искате идеи и предложения от хората в компанията (служителите ще се чувстват с повече власт, когато видят, че техните предложения са взети под внимание и осъществени), да включвате персонала в процеса на вземане на решения (така ще се почувстват по-ангажирани и добре информирани, това повишава мотивацията им и им помага да разберат как тяхната роля подкрепя дългосрочната стратегия на организацията).
За да има реални резултати, благосъстоянието на служителите или корпоративният уелнес трябва да бъде органична част от културата на компанията, лидерството и управлението на хората. Преди да се стигне до разпределянето на ресурси, се минава през добрата комуникация с мениджърите. Осигуряването ѝ може да помогне за изграждането на доверие, да накара служителите да се чувстват чути и оценени, както и да увеличи ангажираността и чувството им за принадлежност.
Баланс и стабилност
Според редица проучвания служителите прекарват много повече време в работа от вкъщи, отколкото някога са прекарвали в офиса. Ключът към правилното отиграване на тази тенденция е в ръцете на висшия мениджмънт и HR специалистите, които разбират важността на баланса между професионалния и личния живот, важността на границите. В свят, в който всеки е постоянно свързан, е лесно изведнъж да се сетите за нещо и да се обадите/пишете, без да се съобразите с времето – вечер или през уикенда. Успешният лидер ще има предвид границите, както и значението на баланса между професионалния и личния живот за психичното здраве – собственото и това на персонала. Ако все пак се наложи нещо извънредно, може би би било по-подходящо лично обаждане или лична среща, а не мейл, точно както бихте отделили време да говорите със служителя, ако той/тя е в офиса.
Тъй като живеем в нещо като продължение на 2020 г., на висшия мениджмънт и на лидерите на екипи в организациите се разчита силно, за да се осигури благосъстоянието на служителите (физическо, емоционално, кариерно и финансово благосъстояние) – чрез програми за подкрепа и подпомагане на служителите, но и чрез иновативни подходи. Предизвикателство е да се вземат правилните решения за дистанционната работа и да се отговори на очакванията на акционери, клиенти, партньори в тези несигурни и динамични времена. Компаниите все повече се стремят към интегрирани стратегии, където холистичното консултиране, което включва съвети за физическа форма, здравословно хранене, намаляване на стреса, хигиена на съня, медитация и др., може да помогне за предотвратяване на бърнаут при лидери и служители. Ръководителите, които създават стабилни системи на работното място, като същевременно изграждат собствена устойчивост и емоционална интелигентност, както и разбират значението на баланса между професионалния и личния живот за персонала и за самите себе си, са тези, които са се възползвали оптимално от повратната точка. И всичко започва от качествената комуникация със съвкупността от най-добрите професионалисти, която сте привлякли.